Für die einen sind sie eine willkommene Gelegenheit zum Austausch, für andere zäh wie Kaugummi: Mitarbeiter-Treffen. Wie Leitende die Treffen gut vorbereiten und moderieren können.

Von Christina Rosemann

Hinter jedem starken Team steht ein kompetenter Leitender. Jemand, der die Verantwortung für das „große Ganze“ trägt, organisiert, Aufgaben verteilt und Ansprechpartner für Ideen, Fragen und Konflikte ist. Ein Team zu leiten, ist eine tolle Möglichkeit. Es lohnt sich, den Gruppenprozess zu fördern und die Zusammenarbeit im Team zu stärken. Denn es macht Spaß, wenn die Mitarbeitenden mit Interesse und Engagement bei der Sache sind und das Miteinander in den Teams von gegenseitiger Wertschätzung und Respekt geprägt ist.
Allerdings: Ein Team zu leiten, ist auch eine große Herausforderung. Unterschiedliche Interessen und Vorstellungen gehören genauso zum Gemeindealltag wie alte Kränkungen und gegenseitige Vorurteile. Ob die Zusammenarbeit im Team gelingt, Mitarbeitende mit Freude bei der Sache sind, das Team an einem Strang zieht, ist nicht zuletzt von der Kompetenz und geschickten Moderation der Leitung abhängig.

Leitung lernen

Aber keine Sorge: Ein Team zu leiten, kann man lernen! Und es lohnt sich, denn die Arbeit im Team ist mehr als der Zusammenschluss von Einzelkämpfern. Starke Mitarbeiter-Teams sind die beste Voraussetzung für eine lebendige Arbeit: In der Zusammenarbeit können die Teammitglieder voneinander lernen, es entsteht ein Gemeinschaftsgefühl und das positive Gruppengefühl motiviert den Einzelnen, Aufgaben können verteilt und unterschiedliche Gaben besser genutzt werden. Außerdem kann sich durch gemeinsame Aktivitäten das kreative Potenzial einer Gruppe entfalten.

Wie Teams funktionieren

Es gibt zwei Arten von Teams: solche für einen speziellen Arbeitszweig, die sich regelmäßig über einen längeren Zeitraum treffen, und Projektteams, die sich für eine begrenzte Zeit zusammenschließen. Grundvoraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit im Team sind der klar formulierte Auftrag, mit dem die Gemeinde Verantwortung an ihre Mitarbeitenden überträgt und ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt (Räume, Material, Geld, Mitarbeitende), Ziele und Inhalte, die gemeinsam im Team entwickelt werden, die Struktur, die einen verlässlichen Rahmen bildet, der Sicherheit schafft, sowie die Kultur einer wertschätzenden Kommunikation und eines angemessenen Umgangs mit Konflikten, die das Team stärken. Die Teamleitung sollte dabei eine Grundhaltung der Wertschätzung und Ermutigung haben. Sie sollte darauf achten, dass alle Mitarbeitenden beteiligt werden, die Zuständigkeiten geklärt sind und Konflikte gelöst werden.

„Grundvoraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit im Team sind der klar formulierte Auftrag.“

Teamsitzungen – Mehr als Kaffeeklatsch

Hilfreich ist es, wenn Teamsitzungen gut strukturiert und nach einem bewährten Ablauf durchgeführt werden. Wie das aussehen kann, ist in der Abbildung links dargestellt. Ein guter Anfang ist die halbe Miete. Denn je besser es gelingt, die Aufmerksamkeit und das Interesse aller Teammitglieder zu wecken, umso intensiver und produktiver verläuft das weitere Treffen. Jedes Teammeeting sollte also gut geplant und vorbereitet werden: Raum stellen (sehr wichtig!), Getränke organisieren, Material vorbereiten, Tagesordnungspunkte festlegen, …
Ein möglicher Ablauf ist dann:
Begrüßung: Wer moderiert die Sitzung? Wer führt Protokoll? Kurze
Andacht und Gebet: Kann nach Absprache und im Wechsel von allen Teammitgliedern gehalten werden.
Befindlichkeitsrunde: Wie geht es mir persönlich? Was läuft im Moment gut in meiner Gruppe/im Projekt? Welche Fragen brennen uns zurzeit unter den Nägeln?
Protokoll besprechen: Welche Absprachen wurden in der letzten Sitzung getroffen? Was ist der aktuelle Stand? Was ist erledigt und welche Punkte sind noch offen? Eventuell werden weitere Tagesordnungspunkte ergänzt.
Aktuelle Themen: Was steht heute an? Welche Themen, Probleme, Bereiche sollten heute besprochen werden? Welche kreativen Prozesse laufen gerade?

Die richtigen Fragen

Teams entstehen, weil sie konzentriert und kreativ einen Arbeitszweig aufbauen, eine Gruppe gestalten oder ein Projekt erfolgreich durchführen möchten. Allerdings – nicht jede Gruppe, die sich zusammenschließt, schafft es auch, in der Sache wirklich weiterzukommen. Oft prallen im Eifer des Gefechts unterschiedliche Werte, Meinungen und Interessen aufeinander. Als Folge gibt es scheinbar endlos dauernde Sitzungen ohne erkennbare Ergebnisse.
Um sich nicht zu verzetteln, ist die Leitung herausgefordert, ein gutes Gespür dafür zu entwickeln, was als nächstes dran ist.

„Die Arbeit im Team ist mehr als der Zusammenschluss von Einzelkämpfern.“

Zum Beispiel wird es dem Team schwerfallen, sich bei ungelösten Konflikten auf die eigentliche Arbeit einzulassen. Oder der Energiepegel geht in den Keller, wenn bei den Mitarbeitenden die Luft raus ist. Oder dem Team fällt es schwer, einfach zur Tagesordnung überzugehen, wenn neue Ideen einfach im Nichts verpuffen. Wenn die Stimmung im Keller ist, sollten sich die Verantwortlichen fragen: Was hindert uns daran, gemeinsam an einem Strang zu ziehen? Welches Thema sollte als nächstes bearbeitet werden, damit der Energiepegel wieder nach oben geht? Wichtig ist, dass die Leitung nicht zu schnell eine Lösung präsentiert. Es stellt sich also zunächst die Frage: Was ist das relevante Thema? Soll ein Konflikt gelöst werden? Soll die Arbeit in den Gruppen beleuchtet werden? Soll ein neues Projekt durchgeführt werden? Soll das Konzept neu entwickelt werden?

Geschickt moderieren

Offene und geschickt gestellte Fragen bieten die Möglichkeit, sich konstruktiv mit einem Thema oder gegebenenfalls mit einem Konflikt auseinanderzusetzen und nach Lösungen zu suchen. Herrscht zum Beispiel allgemeine Unzufriedenheit, können alle Teammitglieder ihre Antworten und Vorstellungen formulieren: Was nervt uns im Moment? Und wie hätten wir es gerne? Was können wir tun, um die Situation zu verbessern? Und was müssen andere tun? Wenn Mitarbeitende überlastet sind, können diese Fragen weiterhelfen: Wo drückt der Schuh? Was würde mich entlasten? Was kann ich dafür tun? Und was brauche ich von anderen? Beim Thema Zusammenarbeit im Team kann es helfen, gemeinsam diese Fragen zu klären: Wie sollte unsere Zusammenarbeit sein? Wie erleben wir die Zusammenarbeit? Was müsste getan werden? Was kann der erste Schritt sein? Um für die Zukunft weiter zu planen, können gemeinsam folgende Fragen besprochen werden: Was läuft im Moment gut? Und was sollte verbessert werden? Was könnte als nächstes geplant werden? Was spricht gegen diese Pläne?

Austausch und Ziele

Je nach Thema und Fragestellung sollte jedes Teammitglied die Möglichkeit haben, sich kurz eigene Gedanken zu machen (und zum Beispiel auf Moderationskarten zu notieren), um dann mit den anderen Teammitgliedern in einen konstruktiven Austausch treten zu können. Die wichtigsten Ergebnisse können dann vom Protokollführer oder vom Moderator am Flipchart festgehalten werden. Aufgabe der Teamleitung ist es, darauf zu achten, dass möglichst viele Meinungen und Stimmungen aus dem Team aufgegriffen werden und in die Handlungsziele einfließen. Nur so ist gewährleistet, dass möglichst alle Teammitglieder sich mit den vereinbarten Zielen identifizieren.

Ideen und Lösungen entwickeln

Wenn das Thema ausführlich beleuchtet, eine Vision entwickelt und gemeinsame Ziele formuliert wurden, wird es Zeit, in die konkrete Planung einzusteigen: Ideen sind Gedankenspiele. Sie sind besonders kreativ, wenn es gelingt, eingefahrene Wege zu verlassen. Interessant ist nämlich: Um neu, anders oder quer denken zu können, ist es manchmal notwendig, sich vom Gewohnten und Bewährten zu entfernen. Das ist zunächst nur ein Gedankenspiel! Aber wer sich darauf einlässt, macht die erstaunliche Erfahrung, dass in jeder Gruppe kreatives Potenzial schlummert.
Amelie Funcke und Eva Havenith schreiben in ihrem Buch „Moderations-Tools“: „Der Vorgang, den man auch schlicht Suche nennen kann, spielt sich meist unmerklich im Unbewussten ab – er kann nicht aktiv beeinflusst werden. Man kann sich das als eine Art Gerangel vorstellen, das in unserem Gehirn stattfindet.

„Um neu, anders oder quer denken zu können, ist es manchmal notwendig, sich vom Gewohnten und Bewährten zu entfernen.“

Bereits vorhandenes Wissen kollidiert mit neuen Reizen und wird durcheinandergebracht. Dabei wandeln sich Strukturen um und es tauchen aber auch ganz neue Strukturen und Gedankenverbindungen auf – die Ideen.“ Es gibt viele kreative Methoden, die diesen Prozess anregen und zu einer Fülle von Ideen führen.
Das Brainstorming darf in diesem Zusammenhang nicht fehlen. Aus dem Stegreif und mit ganz einfachen Mitteln ist diese Methode mit Sicherheit der schnellste Weg, den Gedankenaustausch anzuregen. Bei der Kopfstand-Methode macht man sich den psychologischen Effekt zunutze, dass es einfacher ist, zu jammern, als über konstruktive Lösungen nachzudenken.

Brainstorming:

Schritt 1: Thema benennen oder Frage formulieren.
Schritt 2: Alle Teammitglieder nennen spontan ihre Ideen zur Lösungsfindung, wobei sie sich im optimalen Fall gegenseitig inspirieren und untereinander Gesichtspunkte in neue Lösungsansätze und Ideen einfließen lassen. In dieser Phase wird nicht bewertet oder diskutiert.
Schritt 3: Alle Ideen werden am Flipchart unkommentiert protokolliert oder von den Teammitgliedern selbst auf einem Flipchart-Papier gut lesbar aufgeschrieben. Wichtig dabei: keine Kritik an anderen Beiträgen, Ideen und Lösungsvorschlägen, überhaupt keine Kritik während der Ideenfindung. Auch unmögliche Ideen dürfen und sollen ausgesprochen werden, Ideen anderer können aufgegriffen und Befangenheit verdrängt werden. Je kühner und fantasievoller die Ideen, desto besser ist das Brainstorming – keine Angst vor Blamage. Schritt 4: Austausch und besonders originelle Ideen auswählen und auf das Ursprungsthema übertragen.

Kopfstand-Methode:

Mit der Kopfstand-Methode besteht die Möglichkeit, Abstand zum Problem zu bekommen, indem das Problem auf den Kopf gestellt, also ins Gegenteil verkehrt wird.
Schritt 1: Problem benennen oder Frage formulieren, z. B.: „Wie bekommen wir wieder mehr Schwung in den Gottesdienst?“
Schritt 2: Problem oder Frage auf den Kopf stellen, z. B.: „Wie verhindern wir, dass wieder mehr Schwung in den Gottesdienst kommt?“
Schritt 3: So richtig interessant und spannend wird es, wenn das Problem oder die Frage nicht einfach nur auf den Kopf gestellt wird, sondern durch eine möglichst drastische Formulierung die Ideenfindung angeregt wird, z. B.: „Was müssten wir tun, damit unser Gottesdienst total öde ist?“
Schritt 4: Zu dieser auf den Kopf gestellten Frage werden nun Ideen gesammelt. Zweckmäßig ist, dass jeder seine Ideen auf Moderationskarten schreibt (für jede Idee eine Karte). Das hat den Vorteil, dass die Karten zugeordnet und entsprechend sortiert werden können.
Schritt 5: Austausch und besonders originelle Ideen auswählen, wiederum ins Gegenteil verkehren (auf den Kopf stellen) und auf das Ursprungsproblem zurückübertragen = Lösungsansätze.

Zugegeben, nicht alle Ideen, die bei einem Brainstorming oder durch die Kopfstand-Methode entstehen, lassen sich in die Praxis umsetzen. Darum geht es bei der Ideenfindung auch gar nicht. Aber aus einem Strauß von Ideen lassen sich oft schnell und unkompliziert konkrete Lösungen ableiten.

„Jedes Teammeeting sollte gut geplant und vorbereitet werden.“

Der Weg von der Ideenfindung zur Lösung ist dann nur noch ein kleiner Schritt: Ergebnisse diskutieren, auswählen, bewerten, entscheiden – sich auf gemeinsame Lösungen einigen. Wenn es dann konkret wird und Aufgaben verteilt werden müssen, sind die Protokollführer gefragt: „Was?“, „Wer?“, „Bis wann?“ werden notiert.

Abschluss

Auch das Ende sollte, genauso wie der Anfang, nicht dem Zufall überlassen bleiben. Die Leitung sollte immer bedenken: Ehrenamtliche Mitarbeitende machen ihre Aufgabe neben Job oder Schule, Familie und Freunden. Die vereinbarte Zeit für die Team-Sitzung sollte also um nicht mehr als fünfzehn Minuten überschritten werden. Der Sache und allen Beteiligten tut es aber besser, wenn „der Sack“ schon fünfzehn Minuten vor dem vorgesehenen Schluss zugebunden wird. In der Regel können nicht alle Themen an einem Abend abgearbeitet werden. Dann sollten Teilaufgaben delegiert, wichtige Themen vertagt oder ein Klausurtag angesetzt werden. Eine letzte Feedback-Runde (keine Diskussionsrunde) bietet die Möglichkeit, nochmals einen letzten Eindruck zum Geschehen zu erhalten und das Treffen abzuschließen.


Dieser Artikel ist zuerst in der Christsein Heute erschienen, die wie Jesus.de zum SCM Bundes-Verlag gehört.